Privacybeleid Scouting Admiraal de Ruyter

Scouting Admiraal de Ruyter verwerkt persoonsgegevens. Wij willen u/jouw hierover graag duidelijk en transparant informeren.
Privacystatement
In het privacystatement geven wij antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Admiraal de Ruyter via ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie

De lidmaatschapsregistratie verloopt via het inschrijfformulier. Alleen de ledenadministratie (gegevensbeheerder) heeft inzicht in deze gegevens. Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens geregistreerd in Scouts Online en wordt het inschrijfformulier vernietigd. Voor Scouts Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen

Scouting Admiraal de Ruyter hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving. Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst, zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier/ -vragenlijst die per activiteit hardcopy dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten

In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Scouting Admiraal de Ruyter mag deze ‘bijzondere persoonsgegevens’ niet registreren, maar wijst ouders/verzorgers bij lidmaatschapsregistratie op het belang van het verstrekken van deze informatie aan het leidingteam. Het verstrekken van de juiste informatie is de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Registratie activiteiten

Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van een registratieformulier.
De gegevens worden via een formulier in de vorm van een hardcopy bewaard. Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens

Om de financiële administratie te voeren vullen leden een doorlopende SEPA-machtiging in. Deze machtigingsformulieren worden conform de SEPA-regelgeving fysiek bewaard en machtigingsgegevens worden geregistreerd in ledenadministratiesysteem PC-leden, een lokaal geïnstalleerd softwarepakket. De penningmeester van de Admiraal de Ruyter groep heeft inzicht in de financiële gegevens en bewaard de machtigingen.

Contactlijsten

Iedere speltak heeft in Dropbox de beschikking over een lijst met namen, adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak. Na het overvliegen worden de contactgegevens overgedragen naar de volgende speltak en wordt de contactlijst hierop aangepast.

Online media

Scouting Admiraal de Ruyter maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze nieuwsbrief op het opgegeven e-mailadres bij lidmaatschapsregistratie. Er is mogelijkheid voor een OPT-Out doormiddel van een reply op de gestuurde mail.

Beeldmateriaal

Scouting Admiraal de Ruyter maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten behoeve van de promotie van Scouting Admiraal de Ruyter en als herinnering. Bij lidmaatschapsregistratie wordt expliciet toestemming gevraagd voor het maken van beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid. Toestemming is altijd in te trekken.

Communicatie

Het privacybeleid van Scouting Admiraal de Ruyter is terug te vinden via www.scoutingadr.nl en op te vragen via het secretariaat op Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

Datalekken

Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het ‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd.
Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in gegevens (SAR) reageert Scouting Admiraal de Ruyter binnen één maand op dit verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via het secretariaat (Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.). Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.

Versie 1.0